Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en gebruiken van leerlingen en eventueel van hun ouders. Wij willen graag toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
Wie zijn we?
Het schoolbestuur VZW KOBA HeLi, KBO 0488 528 592, Nooitrust 4, 2390 Malle, RPR Antwerpen - Afdeling Antwerpen is verantwoordelijk voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Kinderpad.
Kinderpad bestaat uit de volgende instelling: Vrije basisschool Kinderpad, instellingsnummer 009696.
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken dan is dat hoofdzakelijk met het volgende doel:
Voor onderwijs- en leerlingenadministratie
Natuurlijk willen we weten wie je bent, hoe we jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook je toetsresultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar beslissen of we een getuigschrift of diploma kunnen uitreiken. Maar ook gegevens of je aanwezig bent op school is een voorbeeld van gegevens die onder dit doel vallen. Kortom gezegd: dit zijn de persoonsgegevens zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren.
Als school gebruiken wij deze gegevens ook om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen (decreet basisonderwijs...). Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst getekend hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met het schoolreglement en ons pedagogisch project.
Voor leerlingenbegeleiding
Als school willen we een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aanbieden, zonder je persoonsgegevens is geen kwaliteitsvolle begeleiding mogelijk. We willen je ondersteunen en begeleiden in je studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op school. Dit is een van de opdrachten die de school wettelijk opgelegd worden.
Van alle leerlingen worden bepaalde gegevens genoteerd in het zogenamde leerlingen volgssteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die nodig zijn om je goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen mt lezen, schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook gaan over een ruzie die je maakte met andere leerlingen of omdat je gepest wordt op school...
Andere
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat.
Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De gegevens worden opgevraagd bij de inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat je school loopt. Sommige gegevens kunnen we vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of het leersteuncentrum.
Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgde worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met CLB (CLB Ami 2), dit om ons extra te ondersteunen met de leerlingenbegeleiding. Het je extra ondersteuning omdat je een verslag gemeenschappelijk curriculum hebt, dan werken we samen met het leersteuncentrum (VOKAN). Dit is wettelijk georganiseerd.
Verder worden je identificatiegegevens en je aanwezigheid ook doorgegeven aan het Agenschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent.
Als je onze school verlaat kunnen we gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je ouders zich hiertegen verzetten.
Je persoonsgegevens worden binnen VZW KOBA HeLi enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal 1 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten (https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13572).
Welke rechten heb jij?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:
- recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Indien je daarom verzoekt, zullen wij je een kosteloze kopie bezorgen.
- recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen.
- recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je toestemming in te trekken.
- recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
- recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken.
Binnen onze school hebben we een aanspreekpunt informatieveiligheid, te contacteren op: directie@kinderpad.be.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection OFfficer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingnummer van onze school (zie 'Wie zijn we?') als je contact opneemt met de DPO.
